Consultores especializados em gestão de varejo dão

É possível evitar perdas e garantir a lucratividade com pequenas mudanças

Por décadas a fio o varejo brasileiro relegou o gerenciamento de estoques a uma condição secundária na administração do negócio. Durante os anos de inflação alta, possuir um grande número de mercadorias estocadas significava, acima de tudo, garantir a valorização do capital investido. Além disso, muitos varejistas comandavam suas lojas de modo empírico, comprando produtos sugeridos pelos vendedores ou que simplesmente estavam na moda. Com o fim da inflação em níveis altíssimos, a chegada da concorrência internacional e de novos softwares de gerenciamento, o varejo passou a buscar uma maneira mais eficaz de gerir seus estoques.

De acordo com o consultor Cezar Sucupira, os lojistas passaram a dar mais importância para a retaguarda quando chegaram ao País novas estratégias de eficiência operacional, como a Resposta Rápida (Quick Response), e Resposta Eficiente ao Consumidor (ECR). Para a economista e consultora Dilma Maria Pimenta, o controle de estoques é quase uma arte, que exige sensibilidade para equilibrar boas compras, controle de qualidade, demanda calculada e atenção constante no consumidor. “O estoque é sem sombra de dúvida o pulmão da empresa varejista. Com pouco ar a empresa não respira, mas com muito ar a empresa se sufoca”, ensina.

Quando esse delicado equilíbrio se rompe, a gestão entra em crise. Na ruptura do estoque o produto simplesmente não está disponível e o consumidor na maioria dos casos busca o concorrente. Por outro lado, no excesso de estoque o baixo giro impacta negativamente a margem de lucro. O consultor de varejo e planejamento de negócios Hilton de Brito alerta para erros comuns nesse processo, como baixa qualidade na previsão de vendas, escolha errada do sortimento e processos ineficientes de execução, com baixos ganhos de escala. Para superar estes entraves, ele sugere o planejamento colaborativo, que envolve a troca de informações, objetivos e metas em comum, compartilhadas por todos os departamentos que fazem parte do sistema, do fornecedor ao vendedor.

Para Rodrigo Catani, sócio-diretor da consultoria GS&MD, em muitos ambientes de varejo ainda prevalece a velha prática de valorizar a compra e deixar de lado a qualidade da gestão do estoque. “As famosas compras de oportunidade são exemplos de uma postura que não leva em conta se o desconto do fornecedor teve uma real contrapartida ou só gerou custos adicionais”, alerta. Confira algumas dicas sugeridas pelos consultores para evitar riscos com rupturas, má alocação de mercadorias e perda de rentabilidade na retaguarda.

01 - Negocie com os fornecedores

Prever qual será a demanda efetiva da loja é fundamental. Lojas com grande mix de produtos tornam o processo mais complexo, por isso a questão nunca deve ser tratada como um processo simples. Muitas vezes o problema não é o excesso de estoques, mas o desbalanceamento. Excesso de alguns itens e falta de outros está ligado a uma previsão de demanda que não é adequada. O controle não precisa ser feito produto a produto, mas é imprescindível estar integrado com o fornecedor, e não apenas na hora de fazer o pedido.

É preciso uma coordenação do momento mais adequado para realizar o pedido, e se poderá receber a mercadoria no momento certo. Para evitar desajustes é preciso olhar menos para si e ver a realidade do fornecedor, se ele poderá entregar no prazo, etc. A negociação pode ser realizada com os principais fornecedores, priorizando os produtos mais vendidos, dando mais visibilidade ao fornecedor, e não apenas ao que está acontecendo na loja. Isso vai gerar mais previsibilidade para os dois lados.

02 - Fique de olho no "never out"

Do sortimento de uma loja, existem alguns produtos que não podem faltar nunca. São os chamados “never out”, que em hipótese alguma devem ficar de fora do mix. Depois desses produtos, existem aquelas mercadorias que estão em um degrau abaixo, e devem constar dentro de um patamar próximo aos 95% de disponibilidade. Por fim, há os produtos que podem até faltar que não vão afetar decididamente o negócio. Essa escolha está ligada ao nível de giro dos produtos e à estratégia de cada loja. Em uma loja de lingerie, por exemplo, é até aceitável que faltem algumas categorias que não são chaves no negócio, mas nunca a lingerie.

Por isso, não trate todas as categorias de forma igual. Dificilmente o estoque poderá ser controlado da mesma forma entre todos os produtos, todas as categorias e todos os fornecedores. Como nem sempre é possível disponibilizar todo o mix que a loja espera vender, o que seria o ideal, é preciso refletir e fazer algumas escolhas. Se essas escolhas não forem feitas de modo racional, serão feitas devido à falta de caixa, prazos de entrega atrasados e por outras circunstâncias que tornam o problema pior ainda.

03 - Não valorize demais o histórico de vendas

Fazer uma previsão de reposição de estoques a partir do histórico de vendas é o equivalente a dirigir um carro olhando o retrovisor. É preciso se antecipar e prever as vendas que podem ser feitas em eventos especiais, como a Copa do Mundo, e não apenas se basear em históricos de venda, mesmo em eventos sazonais. Não aposte demais na tecnologia, use sua intuição de vendas. O próximo mês pode ser muito diferente do que aconteceu no mesmo período do ano passado.

Históricos de venda muitas vezes mascaram características incomuns de demanda, como promoções, variações climáticas e outros fatores que podem levar a decisões incorretas para cima ou para baixo. É importante levar em conta o histórico, mas não se baseie apenas nesses números. Antecipe o que pode acontecer com a demanda nos próximos meses. Muitas vezes o mercado muda, a concorrência muda, o consumidor muda e as planilhas não mostram necessariamente isso.

04 - Não aposte tudo em sistemas de controle

Um bom sistema de software pode ajudar bastante na hora de gerenciar seu estoque, mas isso não é tudo. Sem um bom piloto, não adianta um programa eficiente. Confie na sua intuição de vendas, nas nuances de sua loja e tome decisões em cima de informações reais. O software não vai detectar variações decorrentes de três finais de semana seguidos de chuva, por exemplo. Você terá de compensar essas informações com uma gestão realista. Não existem fórmulas mágicas. Pese suas decisões e não caia em ciladas como comprar apenas por comprar. Isso só vai tornar seus níveis médios de estoque muito altos.

05 - Excesso de opções pode confundir o consumidor

Estoques desbalanceados ou em excesso são resultantes de uma visão errada, que associa o grande número de marcas a qualidade de atendimento. O consumidor quer opções dentro de uma linha de produtos na hora de comprar, mesmo que já tenha sua preferência. Mas a profusão de marcas dentro de uma mesma linha confunde e pode trazer um resultado contrário. Oferecer uma variedade muito grande, especialmente em formatos menores de loja, pode resultar em um desastre. É preciso saber o que é um diferencial e o que é mais do mesmo. Categorias de produtos como os absorvente íntimos são itens em que o tempo de compra é o mais demorado, devido ao excesso de oferta. Tentar oferecer de tudo pode parecer mais eficiente, mas na verdade surte um efeito negativo.

Melhorar a gestão de estoques passa por repensar o sortimento. Se você tem uma estratégia que valoriza a quantidade de itens, está correto oferecer ao consumidor o maior número de opções. Mas isso é impossível de se fazer com todos os itens disponíveis em uma loja. Um diferencial que busca o maior número de mercadorias pode ser uma insanidade em um tempo onde a indústria não para de lançar produtos com ciclos de vida cada vez mais curtos.